Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Executive Assistant (all genders) in Teilzeit (20 Stunden/Woche), zunächst befristet auf 12 Monate. Idealerweise verteilst Du Deine Arbeitszeit auf 4–5 Tage pro Woche und bringst bereits mehrjährige Berufserfahrung mit. In dieser verantwortungsvollen Rolle unterstützt Du unser Leadership-Team sowie unseren Managing Director im Tagesgeschäft, behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und trägst maßgeblich zu reibungslosen Abläufen bei. Diese Aufgaben erwarten Dich bei uns:
- Als vertrauensvolle Schnittstelle unterstützt Du unseren Managing Director sowie das Leadership Team in sämtlichen organisatorischen und administrativen Themen – von komplexer Termin- und Reiseplanung über internationale Meetings bis hin zu Präsentationen, Reisekosten und professioneller Dokumentenverwaltung.
- Du koordinierst bereichsübergreifende Themen mit unserem internationalen Headquarter in UK und sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft sowie bei Management Weeks, Market Visits und Leadership Meetings.
- Du bereitest professionelle Dokumente, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen in Word und PowerPoint mit einem hohen Qualitätsanspruch auf und bringst komplexe Inhalte strukturiert auf den Punkt.
- Bei der Organisation und Umsetzung unserer Corporate Events (von Summits bis hin zu internen Kulturformaten wie dem Good Care Day) behältst Du den Überblick und agierst als vertrauensvolle Schnittstelle für das People Team und unsere Managing Directors.
- Die operative Steuerung unseres Fuhrparks liegt in Deiner Verantwortung – inklusive lokaler Koordination und Zusammenarbeit mit internen sowie externen Ansprechpartnern.
- Gemeinsam mit unserem Office Management stellst Du einen professionellen und reibungslosen Ablauf unseres Standorts sicher und übernimmst gegenseitige Vertretungen in Urlaub und Abwesenheiten.